バーチャルオフィスはどんな人が利用している？実際の活用事例とは

バーチャルオフィスとは、オフィスの住所や電話番号を貸し出すサービスですが、利用目的は人によってさまざまです。バーチャルオフィスを契約している人は、個人であったりチームを組んでたりしますが、一体どのようにして利用しているのでしょうか。そこで今回は、バーチャルオフィスの利用目的や活用事例などを紹介します。

バーチャルオフィスの利用者はどんな目的で契約しているのか

バーチャルオフィスを利用している方は、一体どんな目的で契約しているのでしょうか。ここでは、バーチャルオフィスを利用する目的を紹介します。

オフィス開設の初期費用や維持費を節約するため

オフィスを開設する際は多額の初期費用がかかるうえ、オフィスを維持していくためには、家賃や光熱費、通信費などがかかります。しかし、バーチャルオフィスを利用することで、大幅に費用を抑えることができます。一般的に賃貸のオフィスを借りる場合は、初期費用で数百万円、維持費で20～40万円ほどかかるでしょう。それが、バーチャルオフィスを利用することで、初期費用が数万円前後、維持費は数千円程度で済むことになります。

自宅住所をビジネスに利用したくないため

個人でビジネスを始める場合は、会社兼自宅とすることもあるでしょう。しかし、ビジネスに自宅住所を利用することに抵抗がある方は多いでしょう。自宅住所をビジネスに利用すると、不特定多数の人に自分の住所を知られ、嫌がらせを受けるかもしれませんし、突然営業マンが訪問してきて、家族が困ることがあるかもしれません。そうならないように、バーチャルオフィスを契約することで、自宅住所を知られるリスクやトラブルを回避できます。

ビジネス相手の信用性を高めるため

バーチャルオフィスを契約することで、ビジネス相手に自社の信用性を高めることができます。会社の所在地にマンション名があったり、住宅街だったりする場合は、ビジネス相手の信用性が低下するでしょう。しかし、バーチャルオフィス業者が提供している住所は、都心の一等地や商業が盛んな場所の住所が多いです。そのため、会社の所在地を都心の一等地にすることで、ビジネス相手には自社が信用できる会社だという印象を与えることができます。

バーチャルオフィスでよくある活用事例

バーチャルオフィスは、どのように活用されているのでしょうか。ここでは、バーチャルオフィスの活用事例を紹介します。

在宅勤務化に伴いバーチャルオフィスに移行

都内にあるIT企業のA社は、コロナ禍の影響で全社員の在宅勤務化を行うと、オフィスへ出社することがほぼなくなったため、それに伴いバーチャルオフィスに移行しました。バーチャルオフィスに移行したことで、オフィスの維持費が毎月約10分の1となり、経費削減に成功し、業績も徐々に伸びています。

スタッフの退職によりバーチャルオフィスを利用

賃貸オフィスで事業を経営していたB社は、電話応対や事務作業をしていたスタッフが諸事情により退職したため、人手が足りず電話応対を代表取締役が行っていました。しかし、バーチャルオフィスを契約することで、電話秘書代行サービスを利用できるようになり、電話応対を任せられるので代表取締役の負担を減らせ、人件費も抑えられました。

バーチャルオフィスをもっと有効活用する方法

バーチャルオフィスをもっと有効活用するためには、どうすればよいのでしょうか。ここでは、バーチャルオフィスをより活用できるサービスを紹介します。

レンタル会議室サービス

自宅で仕事をするためオフィスは必要ないという場合でも、打ち合わせや商談をするために会議室を使いたいということもあるでしょう。そのような場合は、レンタル会議室を完備したバーチャルオフィスを契約することで、自由に会議室を利用できます。利用料金は業者や会議室の規模によって異なりますが、4～6人の会議室で1時間1,000円前後が目安です。

貸しロッカーサービス

バーチャルオフィスを契約する際は、貸しロッカーを完備しているところを選ぶと、より便利に利用できるでしょう。資料などの書類やノートパソコンを保管しておくことができます。利用料金は業者によりますが、毎月2,000～3,000円になります。

電話秘書代行サービス

電話秘書代行サービスは、契約者に代わりバーチャルオフィス業者のスタッフが電話応対するサービスです。外出中や忙しくて自分が電話に出られない場合でも、教育されたスタッフが電話応対するので先方に信頼され、イメージアップにつながります。サービスの利用料は業者によって異なり、月額料金プランやオプションサービスとなっていて、スタンダードなプランでは月額1万円前後が多いようです。

まとめ

バーチャルオフィスの利用目的は、オフィス開設の初期費用や維持費を節約するため、自宅住所をビジネスに利用したくないため、ビジネス相手の信用性を高めるためなどが挙げられます。バーチャルオフィスの活用事例は、在宅勤務化に伴いバーチャルオフィスを利用したり、スタッフの退職によりバーチャルオフィスを利用したりといったものがあります。バーチャルオフィスをもっと有効活用する方法は、レンタル会議サービス、貸しロッカーサービス、電話秘書代行サービスを活用することです。

【東京】おすすめのバーチャルオフィス5選

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